리더십
[시간관리] 팀원들이 효율적으로 시간 관리를 할 수 있도록 돕는 법 (1) 핵심 기술
By 김원우
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2025. 6. 10.
조직의 성과는 단지 인재의 역량이나 노력에만 의존하지 않습니다. 그것이 실행되는 시간의 구조, 즉 '어떤 일에, 어떤 순서로, 어떻게 시간을 배분하느냐'가 결정적인 변수로 작용합니다. 특히 팀 단위로 일하는 조직에서는 '개인의 시간 관리'보다 '팀의 시간 설계'가 훨씬 더 큰 영향을 미칩니다. 하지만 현실에서 많은 리더들은 '시간을 설계한다'는 개념 자체에 익숙하지 않습니다. 회의는 관성적으로 열리고, 마감은 임박해서야 공유되며, 우선순위는 항상 모호하게 흘러갑니다. 그 결과, 팀원들은 바쁘게 일하지만 정작 중요한 일은 미뤄지고, 실행력은 떨어집니다.
이제는 달라져야 합니다. 리더는 단지 업무를 분배하는 존재가 아니라, 시간의 흐름과 사용 방식을 구조화하는 디자이너여야 합니다. 이 글에서는 《Team: Getting Things Done with Others》의 저자 David Allen과 Edward Lamont의 인사이를 기반으로, 리더가 팀 차원의 시간 관리를 어떻게 구조화할 수 있는지에 대해 다룹니다.
1. 팀의 시간, 왜 리더가 설계해야 하는가?
시간은 눈에 보이지 않지만, 조직 내 가장 공평하고도 제한된 자원입니다. 팀의 시간 사용 방식은 리더의 의사결정과 문화 설계에 따라 결정됩니다. 리더가 이를 방치하면, 팀은 '바쁜데 아무것도 끝나지 않는' 상태에 빠지기 쉽습니다.
리더가 시간 관리를 설계하지 않으면 나타나는 문제는 다음과 같습니다:
1. 모두가 바쁘지만, 중요한 일은 뒤로 밀린다.
• 우선순위가 공유되지 않으면 각자 바쁜 일을 하느라 정작 중요한 일은 처리되지 않습니다.
• 팀원은 일에 쫓기면서도 성취감을 느끼지 못합니다.
2. 회의와 커뮤니케이션이 실행을 방해한다.
• 목적 없는 회의, 중복되는 보고, 빈번한 메신저 응답은 팀의 흐름을 끊습니다.
• 리더가 흐름을 설계하지 않으면, 몰입과 협업은 사라집니다.
3. 실행이 아닌 계획과 논의에 머무른다.
• 실행까지 이어지지 않는 계획은 불필요한 리소스 낭비로 끝납니다.
• 실행력을 높이기 위해선 '실행 중심의 시간 구조'가 필요합니다.
4. 팀원이 자기 시간조차 통제할 수 없다고 느낀다.
• 매일 긴급한 요청에 대응하느라, 자기 주도적 업무 계획은 사라집니다.
• 이는 번아웃과 낮은 몰입도로 이어집니다.
👉 팀의 시간 관리란, 결국 리더가 무엇을 우선하게 할 것인가를 일상적으로 설계하는 행위입니다.
2. GTD 프레임워크, 팀에 적용하려면?
GTD(Getting Things Done)는 개인의 업무를 체계화하고 스트레스를 줄이는 데 탁월한 도구로서, 핵심은 캡처(Capture), 명확화(Clarify), 정리(Organize), 반추(Reflect), 실행(Engage)의 5단계 입니다. 이 원칙을 팀에 적용하면, 팀 전체가 같은 흐름 안에서 우선순위를 공유하고 실행력을 높일 수 있습니다.
1단계 - 캡처 시스템: 할 일을 눈에 보이게 만들기
• 팀원이 해야 할 일을 머릿속에만 두지 않도록, 공통의 캡처 공간을 운영합니다.
• 모든 과제를 한곳에 모으는 '싱글 인박스(Single Inbox)' 개념을 도입합니다.
- 예: 주간 팀 캘린더, 공용 할 일 트래커, 회의 전 "이번 주 우선 과제" 정리
- Trello, Notion, Asana, Jira 등 협업 도구 활용 가능
2단계 - 명확화 & 정리: 다음 행동 단위로 쪼개고 소요시간까지 설정하기
• 할 일을 '진행 중' 상태로만 두지 않고, '구체적인 다음 행동'으로 정리해야 합니다.
- 예: "신제품 기획안 검토" → "회의 전까지 3개 문서 읽고 의견 메모 작성"
• 각 행동에 예상 소요 시간, 마감일, 책임자를 명시합니다.
• 정기적으로 팀 캘린더/트래커를 업데이트하며 책임 분배를 시각화합니다.
3단계 - 주간 검토 루틴: 한 번은 멈춰 서서 확인하기
• GTD에서는 매주 자신이 관리하는 모든 업무를 점검하는 '주간 검토'를 핵심으로 봅니다.
• 이를 팀에 적용할 경우, 다음과 같은 질문 중심 회의 운영이 효과적입니다:
- 이번 주 가장 의미 있었던 일은?
- 다음 주에 반드시 처리해야 할 핵심은?
- 진행 중인 일 중 미뤄지고 있는 일은?
• 회의는 짧고 명료하게, 하지만 반드시 실행을 중심에 둡니다.
4단계 - 실행 유도: '실행 가능한 단위'로 업무를 설계하고 시각화하기
• 캘린더에 업무를 '할 일 목록'이 아니라 '실제 실행 시간'으로 차단하여 배치합니다.
• 팀 전체가 함께 보는 일정에 '실행 시간 블록'을 공유합니다.
- 예: 수요일 오후 2~4시, 신제품 기획 실행 블록
5) 반추 문화: 일과 시스템을 함께 돌아보는 시간 만들기
• 리더는 루틴의 성과뿐 아니라, 루틴 그 자체의 적절성도 돌아봐야 합니다.
• 매월 마지막 주 회의에는 다음 질문을 포함하세요:
- 우리가 사용하는 시간 관리 방식, 그대로 괜찮은가?
-더 나은 협업을 위해 바꿀 수 있는 부분은?
이처럼 GTD는 개인의 생산성 도구에서 출발하지만, 리더가 이를 팀 단위 시스템으로 전환할 때 실행 문화로 자리게 됩니다.
3. 리더를 위한 실천 전략
리더가 시간 구조를 설계한다는 것은 단순히 일정을 조정하는 차원이 아닙니다. 그것은 팀의 몰입 구조, 실행 흐름, 전략적 우선순위를 '시간'이라는 형태로 구현하는 작업입니다. 다음 세 가지 전략은 복잡한 이론보다, 지금 리더가 즉시 시작할 수 있는 실천 단계를 중심으로 구성했습니다.
전략 1. 회의 시간 재설계하기
• 문제: 회의는 자주 열리지만 실행으로 이어지지 않음
• 방법:
- 회의 시작 전 반드시 ‘핵심 의제’를 1~2문장으로 정리해 공유
- 회의 시간의 70%는 실행 계획 수립에 사용 (정보 공유는 문서로 대체)
- 회의 후 30분 이내, '참석자별 다음 행동 목록'을 공유
• 질문 예시:
- "이번 회의에서 해결되어야 할 가장 중요한 결정은?"
- "이 결과가 실행되려면 누가 무엇을 언제까지 해야 하나?"
전략 2. 집중 시간 확보하기
• 문제: 메신저, 메일, 회의 등 방해 요소가 많아 몰입 부족
• 방법:
- 매일 2시간, 팀 전체 무회의 집중 시간대 운영 (예: 오전 10시~12시)
- 응답 유예 정책 도입: 오전 집중 시간에는 Slack 응답 지연 허용
- '집중 작업용 사전 등록제' 운영: 해당 시간대에 처리할 주요 업무 사전 공유
• 질문 예시:
- "오늘 집중 시간에 어떤 핵심 작업을 끝낼 수 있었나요?"
- "방해받지 않고 일한 경험이 내 일의 질에 어떤 영향을 줬나요?"
전략 3. 실행 기반 주간 리듬 만들기
• 문제: 일주일이 우선순위 없이 흘러감, 주간 단위 실행 흐름 부재
• 방법:
- 월요일 아침: 팀 전체 '주간 우선순위 정렬 미팅' 진행 → 가장 중요한 3가지 도출
- 수요일: 중간 점검 미팅 → 장애 요소 제거 및 실행 점검
- 금요일: 회고 미팅 → 잘된 점/보완점/다음 주 우선 과제 논의
- 루틴은 캘린더에 고정 + 팀원과 공유된 '주간 루틴 플래너' 운영
• 질문 예시:
- "이번 주 가장 중요한 목표는? 지금 그 목표에 얼마나 다가갔는가?"
- "이번 주 반복된 비효율은 무엇이며, 다음 주 어떻게 바꿀 것인가?"
이 세 가지 전략은 추상적 리더십이 아닌, 시간 구조로 증명되는 리더십을 가능하게 합니다. 리더가 설계한 시간은 결국 팀의 실행력, 몰입, 전략적 정렬 수준으로 나타납니다.
4. 시간을 설계하는 리더가 성과를 이끈다
리더는 성과를 말로만 이끄는 사람이 아니라, 그것이 실행되도록 '환경과 흐름'을 만드는 사람입니다. 그 흐름의 핵심 자원이 바로 '시간'입니다. 구성원이 몰입하고, 협업하며, 전략적 목표에 다가가는 모든 과정은 시간의 구조 안에서 벌어집니다. 리더가 시간 설계에 개입하지 않으면, 팀은 방향을 잃고 피로감만 누적됩니다. 반대로 리더가 우선순위를 명확히 하고, 실행 리듬을 설계하며, 집중 흐름을 보호할 때 팀은 자연스럽게 높은 실행력을 발휘합니다.
✔ 지금 당장 할 수 있는 3가지 실천:
1️⃣ 해야 할 일을 모두 머릿속에 두지 말고, 시스템에 기록하세요.
머리로 기억하는 대신 외부 시스템(앱, 플래너, 노트)에 맡겨야 판단력과 창의력이 살아납니다.
2️⃣ 중요한 일부터 시간을 배정하고, 집중 시간을 확보하세요.
가장 가치 있는 업무는 스스로 확보한 '집중 타임' 안에서 처리되어야 합니다.
3️⃣ 실행-검토 루틴을 통해 시간을 리셋하는 구조를 만들어보세요.
매일 또는 매주 실행한 일을 점검하고 리셋하는 시간이 있어야 일정과 성과가 누적됩니다.
시간은 흘러가는 것이 아니라, 설계하는 것입니다. 팀의 시간을 디자인하는 리더십, 오늘부터 시작해 보세요.
