리더십
[시간관리] 시간 내에 업무를 효율적으로 완수하는 법 (1) 핵심 기술
By 김원우
•
2025. 6. 9.
리더에게 시간은 가장 제한적인 자원입니다. 그리고 그 누구보다 복잡한 판단과 다중 책임을 요구받는 리더에게는, 시간의 사용 방식이 곧 리더십의 성과를 결정짓는 기준이 됩니다. 아침 9시부터 저녁 7시까지 회의, 보고, 의사결정의 연속 속에서 진짜 중요한 전략 과제는 언제 처리되고 있나요? 많은 리더들이 “오늘 하루도 너무 바빴지만, 내가 주도적으로 한 일은 없다”는 말을 반복합니다.
특히 팀과 조직의 실행을 이끄는 리더에게 ‘시간을 어떻게 쓰느냐’는 단순한 생산성 문제가 아니라, 구성원에게 보여주는 ‘우선순위의 기준’이 됩니다. 내가 정해 놓은 일정을 얼마나 지키는가, 급한 일보다 중요한 일에 얼마나 시간을 배정하는가, 이것이 리더의 시간관리 역량을 평가하는 핵심 지표입니다.
‘주어진 시간 내에 업무를 효율적으로 완수한다’는 문장은 단순해 보이지만, 실제로는 복잡한 판단, 실행, 루틴의 총합입니다. 그 능력이 부족할 경우, 리더는 늘 ‘일에 끌려다니는’ 상태에서 벗어나지 못하게 됩니다.
이 글은 《Getting Things Done》의 저자 David Allen이 제안한 업무 체계화 시스템(GTD)을 통해, 일에 끌려다니지 않고 스스로 시간을 설계하는 리더십 전략에 대해 살펴봅니다. 특히 실행력이 필요한 리더에게 실질적인 방법과 루틴을 중심으로 소개합니다.
1. 리더가 '중요한 일'을 제때 못하는 4가지 결정적 이유
리더가 시간을 제대로 관리하지 못하는 데는 다음과 같은 네 가지 주요 원인이 있습니다. 각 원인은 리더십과 실행력에 직접적인 영향을 미칩니다:
1. 긴급한 일에 우선순위를 빼앗기는 경우
• 하루 일과의 절반 이상을 회의와 메신저 응답에 소비한 한 부장은, 정작 본인의 핵심 과업인 전략 보고서는 마감 직전에야 급하게 처리합니다.
• 고객 요청 대응에만 몰두한 팀장은 장기 프로젝트 로드맵 수립이 계속 미뤄져 전체 일정에 차질을 빚습니다.
2. 멀티태스킹에 대한 과신
• 여러 업무를 동시에 처리하려는 리더는 업무 집중도가 낮아지고, 자주 흐름이 끊겨 어느 것도 제대로 끝내지 못합니다.
• 결과적으로 ‘항상 바쁜데 결과는 없다’는 패턴이 반복됩니다.
3. 계획 없는 낙관주의
• 현실적인 시간 추산 없이 과제를 긍정적으로만 바라보면 실행은 반복적으로 지연됩니다.
• 기한을 맞추지 못하고, 팀 내 신뢰에도 금이 갑니다.
4. 실행 구조화 부족
• 해야 할 일을 구체적인 행동으로 쪼개지 않으면, 막상 시작조차 하지 못합니다.
• 업무는 늘 리스트에 있지만, 어떤 것도 마무리되지 않는 상태가 반복됩니다.
이처럼 시간 관리 실패는 단순한 스케줄링 오류가 아니라, 리더의 우선순위 판단력, 실행 구조화 능력, 루틴화된 점검 시스템 부족이라는 복합적인 문제에서 기인합니다.
2. 시간의 통제권을 되찾는 GTD 시스템
조직과 역할이 복잡해질수록 ‘일정 관리’는 단순한 계획이 아니라 리더십의 핵심이 됩니다. 《Getting Things Done》은 다섯 단계의 실천 체계를 통해 일과 시간의 흐름을 정리합니다:
1. 수집: 업무와 아이디어를 머리가 아닌 시스템에 저장한다
• 생각나는 모든 일과 요청을 수시로 메모하거나 앱에 입력해 머릿속 부담을 줄입니다.
• 예: 회의 도중 떠오른 아이디어를 스마트폰 메모 앱에 바로 기록
2. 명확화: 해야 할 일을 구체적인 행동으로 쪼갠다
• '마케팅 전략 수립'이 아니라 '마케팅팀과 전략 회의 일정 잡기'처럼 실현 가능한 단위로 나눕니다.
• 모호한 업무는 실행을 방해하므로, 구체적으로 행동 계획으로 전환해야 실행력이 높아집니다.
3. 정리: 실행 항목을 주제별로 구조화한다
• 업무를 프로젝트, 일정, 대기 중인 일 등으로 분류하고, 상황(예: 전화할 일, 외근 중 처리할 일)에 따라 정리합니다.
• 이는 실행의 맥락을 분명히 하여, 바로 실행 가능한 상태를 만듭니다.
4. 검토: 정기적으로 업무 리스트를 점검한다
• 주 1회 ‘워크플로우 검토’를 통해 현재 진행 상황, 우선순위, 병목 요소 등을 점검합니다.
• 이 루틴은 '해야 할 일을 잊는 실수'를 줄이고, 전략적 재조정을 가능하게 합니다.
5. 실행: 지금 할 수 있는 일을 빠르게 실행한다
• 에너지 상태와 상황에 맞게 지금 할 수 있는 업무를 선택해 실행합니다.
• 예: 10분 여유가 생겼을 때, 짧은 전화 업무 리스트에서 하나를 처리
3. 리더를 위한 실천 전략
시간의 우선권을 재배치하세요!
이제 GTD 원칙을 바탕으로 리더가 실천할 수 있는 세 가지 전략을 소개합니다. 각 전략은 일상에서 바로 적용할 수 있는 구체적인 루틴입니다.
1. 매일 ‘집중 업무 시간’을 예약하세요
• 하루 중 가장 생산적인 시간대를 정해 최소 30분 이상 방해 없는 집중 업무 시간을 확보합니다.
• 예: 오전 9시~9시30분을 ‘1인 전략 시간’으로 설정하고, 회의나 응답을 배제합니다.
• 이 시간에는 회의, 메신저 확인, 전화 등 외부 방해를 차단하고 가장 중요한 일 한 가지를 처리합니다.
2. ‘실행력 점검 회의’를 팀과 함께 운영하세요
• 주 1회, 각자 지연 중인 업무를 공유하고 그 병목을 제거하는 회의를 엽니다.
• 단순 보고가 아니라 ‘실행 불능의 이유’와 ‘다음 행동’ 중심으로 대화합니다.
• 예: “이번 주 멈춰있는 일은?”, “그 일을 멈추게 하는 가장 큰 요인은?”, “내가 팀장으로서 도울 수 있는 것은?”
3. GTD 시스템을 본인에게 맞게 커스터마이징 하세요
• 노션, 아사나, 구글 태스크 등 본인에게 맞는 툴을 활용하고, 매일 루틴을 정해 습관화합니다.
• 매일 아침 ‘오늘 가장 중요한 일 1~3가지’를 확인하고, 오후에는 '실행 완료 체크' 시간을 둡니다.
• 금요일마다 일주일간 처리한 업무, 미처리 사유, 다음 주 우선순위를 리뷰합니다.
4. 시간은 전략적 자원이자 리더의 의사결정 도구입니다
리더의 시간 사용 방식은 곧 리더십의 방식입니다. 『Getting Things Done』은 단순한 일정 관리가 아닌, 실행력 중심의 시간 설계를 가능하게 해줍니다. 아래 세 가지를 기억하세요:
1️⃣ 해야 할 일을 모두 머릿속에 두지 말고, 시스템에 기록하세요.
머리로 기억하는 대신 외부 시스템(앱, 플래너, 노트)에 맡겨야 판단력과 창의력이 살아납니다.
2️⃣ 중요한 일부터 시간을 배정하고, 집중 시간을 확보하세요.
가장 가치 있는 업무는 스스로 확보한 '집중 타임' 안에서 처리되어야 합니다.
3️⃣ 실행-검토 루틴을 통해 시간을 리셋하는 구조를 만들어보세요.
매일 또는 매주 실행한 일을 점검하고 리셋하는 시간이 있어야 일정과 성과가 누적됩니다.
당신은 이제 시간에 쫓기는 사람이 아니라, 시간을 설계하는 리더가 될 수 있습니다.
오늘 하루의 30분을, 가장 중요한 일 하나에 써보세요. 그것이 실행력 있는 리더의 시작입니다.
